ניהול משימות לצוות: מי עושה מה, ועד מתי
רושמים משימה, משייכים לעובד וקובעים יום יעד. הוא מקבל התראה, אתם מקבלים התראה כשהמשימה הושלמה, והשאלות נשארות בשרשור של המשימה.
בקצרה
משימות הצוות ב-StoreChart הן כלי פשוט לניהול משימות לצוות של חנות או עסק קטן. לכל משימה יש אחראי, מי שביקש אותה, עדיפות, אחד מארבעה סטטוסים קבועים, תאריך יעד ושרשור תגובות. משימה לא מקושרת להזמנה או לליד, ואין משימות חוזרות.
מי ביקש, מי מבצע ועד מתי
בקשות לצוות ברשימה אחת, במקום בקבוצת הוואטסאפ ועל פתקים
- ארבעה סטטוסים קבועים: לביצוע, בביצוע, תקוע והושלם, בלי מסך הגדרות לפני המשימה הראשונה
- ארבע רמות עדיפות, מנמוכה ועד דחופה, ומשימה דחופה נשלחת כהתראה בעדיפות גבוהה
- תאריך יעד כיום בלוח השנה, וכפתור שמציג רק משימות שעבר מועדן
- תצוגות לפי אנשים: המשימות שלי, משימות שהקצאתי, ללא אחראי, או כל המשימות
- שרשור תגובות לכל משימה, שמגיע לאחראי ולמי שביקש בלי לשלוח הודעה נפרדת
מה יש בלוח המשימות
הכלים שמחזיקים את העבודה של הצוות בתנועה
איך מכניסים את הצוות ללוח
שלושה צעדים, בלי הגדרות מקדימות
מוסיפים עובדים עם התפקיד המתאים. כל מי שפעיל בחשבון מופיע ברשימת האחראים.
כותרת, תיאור, אחראי, עדיפות ותאריך יעד. אפשר גם להשאיר בלי אחראי, והמשימה תחכה בתצוגת "ללא אחראי".
האחראי מעדכן סטטוס, שואל בתגובות ומסמן "הושלם", ומי שביקש את המשימה מקבל התראה.
ניהול משימות לצוות במקום קבוצת וואטסאפ
למה בקשות הולכות לאיבוד
בחנות עם שלושה או ארבעה אנשים רוב העבודה עוברת בדרך אגב. זה עובד עד שהשבוע נהיה עמוס:
- הודעה קולית בקבוצת הוואטסאפ של הצוות.
- שורה על הלוח במחסן.
- "תטפל בזה?" במסדרון.
ואז אף אחד לא זוכר מי הבטיח להתקשר לחברת השליחויות. ניהול משימות לצוות לא חייב להיות מערכת לניהול פרויקטים. הוא צריך להראות מי ביקש, מי מבצע ועד מתי.
מה יש בכל משימה
- כותרת ותיאור: התיאור הוא רשות.
- אחראי ומבקש: מי שפתח את המשימה נרשם אוטומטית, כך שהאחראי יודע למי לחזור עם שאלה.
- עדיפות: ארבע רמות, מנמוכה ועד דחופה.
- יום יעד: תאריך בלוח השנה. משימה שעבר מועדה מסומנת באדום.
- סטטוס: אחד מארבעה קבועים: לביצוע, בביצוע, תקוע והושלם.
- שרשור תגובות: כל תגובה נשמרת עם שם הכותב והשעה, בשונה מההערה בכרטיס ליד, שנכתבת מחדש בכל עריכה.
דוגמה: שבוע בחנות עם ארבעה עובדים
הרכב להמחשה: בעלת העסק, נציגת שירות, עובד מחסן ומשווק פרילנסר. ביום ראשון בבוקר בעלת העסק פותחת חמש משימות:
- לרדוף אחרי משלוח שמתעכב אצל השליח: דחופה, עד יום שני.
- לעדכן תמונות לשלושה מוצרים: רגילה, עד יום רביעי.
- לענות לפנייה של סיטונאי: גבוהה, עד היום.
- להזמין קרטונים לאריזה: רגילה, בלי תאריך.
- לבדוק את מדף ההחזרות: בלי אחראי, למי שיתפנה.
כל אחראי מקבל התראה בפעמון, והמשימה הדחופה נשלחת בעדיפות גבוהה. ביום שני משימת השליח עדיין פתוחה ומסומנת באדום. העובד מעביר אותה ל"תקוע" וכותב שהשליח צריך מספר אסמכתא.
התגובה מגיעה לבעלת העסק בלי הודעה נפרדת. היא עונה עם המספר, הוא סוגר את המשימה, והיא מקבלת התראה שהמשימה הושלמה. ביום חמישי תצוגת הלוח מראה את כל השבוע במבט אחד.
הרשאות צוות ועדיפויות
הסטטוסים קבועים, אז אין מה להגדיר. ההחלטות שחשובות קשורות לאנשים:
- מי מנהל את הלוח: בעלים, מנהלים ומנהלי חנות עורכים ומוחקים כל משימה. השאר עובדים על משימות ששויכו אליהם או שהם פתחו.
- מה כל עדיפות אומרת: כדאי ש"דחופה" תישאר נדירה מספיק כדי שישימו לב אליה.
- משימות בלי אחראי: מאגר משותף שכל מי שמתפנה לוקח ממנו.
- משימה לדוגמה: בכניסה הראשונה נוצרת משימה אחת עם תגובה. אפשר לערוך או למחוק אותה, ואחרי מחיקה היא לא חוזרת.
מה לא כלול בלוח
- קישור להזמנה או לליד: אין. כותבים את מספר ההזמנה או את שם הליד בכותרת או בתיאור.
- משימות חוזרות ותתי-משימות: אין, וגם לא רשימות תיוג או קבצים מצורפים.
- תזכורת ביום היעד: לא נשלחת. משימות באיחור מסומנות ואפשר לסנן אותן.
- גרירה בלוח: אין. משנים סטטוס מהתג שעל הכרטיס.
- התראות Push: אין. ההתראות מופיעות בפעמון שבתוך StoreChart.
- עריכת תגובה: אי אפשר אחרי שפורסמה.
- מגבלת משימות: מספר המשימות הפתוחות תלוי בתוכנית, ומשימות שהושלמו לא נספרות.
למי מתאים ניהול משימות לצוות
- צוותים קטנים של חנויות אונליין: שמנהלים היום עבודה בקבוצות צ'אט ורוצים רשימה שקטה ומשותפת.
- עובדים בלי הדרכה: כל אחד נכנס קודם למשימות שלו.
- חלוקת לידים: משימה כמו "לחזור לליד 212 עד יום רביעי" משויכת לנציגה.
- כמה חנויות: משימות לא שייכות לחנות מסוימת, ולכן לוח אחד מכסה את כל העסק.
- פחות מתאים ל: פרויקטים עם תלויות, מדידת שעות או תרשימי גאנט. לשם כך צריך כלי ייעודי.
המספרים בדוגמאות שבמאמר זה להמחשה בלבד ואינם משקפים נתוני לקוח בפועל.
שאלות נפוצות על ניהול משימות לצוות
איך משייכים משימה לעובד?
פותחים משימה ובוחרים אחראי מרשימת האנשים הפעילים בחשבון. האחראי מקבל התראה בפעמון עם קישור שפותח את המשימה. אפשר גם להשאיר משימה בלי אחראי ולשייך אותה אחר כך.
העובד מקבל תזכורת כשמגיע תאריך היעד?
לא. אין תזכורת אוטומטית בתאריך היעד. משימה שעבר מועדה מסומנת באדום, ויש מסנן שמציג רק משימות באיחור, עם מספר שמראה כמה יש כאלה.
אפשר לקשר משימה להזמנה או לליד?
לא ישירות. משימה לא מקושרת להזמנה, לליד או ללקוח, ולכן כותבים את מספר ההזמנה או את שם הליד בכותרת או בתיאור. החיפוש ברשימה מוצא מילים גם מתוך התיאור.
אפשר להגדיר סטטוסים משלנו למשימות?
לא. יש ארבעה סטטוסים קבועים: לביצוע, בביצוע, תקוע והושלם. בלידים ובהזמנות מגדירים סטטוסים משלכם, אבל במשימות הם קבועים כדי שלא יהיה מה להגדיר לפני המשימה הראשונה.
עובד יכול למחוק משימה שהמנהל נתן לו?
לא. רק מי שפתח את המשימה, או בעלים, מנהל או מנהל חנות, יכולים למחוק אותה. האחראי יכול לעדכן את הסטטוס, לערוך את המשימה ולהגיב בה.
יש מגבלה על מספר המשימות?
כן, לפי התוכנית. המגבלה חלה על משימות פתוחות בו-זמנית, ומשימות שהושלמו לא נספרות בה ונשארות ברשימה. את המגבלה של כל תוכנית רואים בעמוד המחירים.
אפשר לנהל את המשימות מהטלפון?
כן, מהדפדפן. במסך צר הרשימה מוצגת ככרטיסים, ומספר המשימות הפתוחות שלכם מופיע בתפריט. אין אפליקציה נפרדת בחנויות האפליקציות, וההתראות מופיעות בפעמון שבתוך המערכת.
יכולות נוספות שיעניינו אתכם
תנו לכל בקשה אחראי ותאריך
פתחו את לוח המשימות ושייכו לצוות את המשימה הראשונה