מערכת לניהול לידים שמחוברת ללקוחות ולהזמנות

פניות מגיעות לחנות מכמה כיוונים באותו שבוע. מערכת ניהול לידים יעילה באמת רק כשכל הפניות מתנקזות לאותה רשימה, ללא צורך בהעתקה ידנית.

• ערוץ לכל מקור: טופס באתר, דף נחיתה של קמפיין, בקשה להצעת מחיר לסיטונאות או שיחת טלפון.
• שדות משלו: ערוץ סיטונאים יכול לבקש שם עסק וכמות משוערת, וערוץ דף נחיתה רק שם וטלפון.
• ליד חדש: מקבל מספר רץ, את שם הערוץ ואת סטטוס ברירת המחדל של הערוץ.
• קישור ללקוח: ליד עם טלפון או מייל מוצמד לכרטיס הלקוח המתאים.
• כמה חנויות: בורר החנויות קובע אילו לידים מוצגים, והסטטוסים משותפים לכל החנויות.

כדאי לפתוח ערוץ נפרד לכל מקור, גם כשהשדות דומים. כך רואים כמה לידים כל ערוץ הביא, ואוטומציה יכולה לפעול רק על ערוץ אחד.

הבחירה תלויה במקום שבו הפנייה נולדת:

• טופס ציבורי: כשאין לכם טופס משלכם. מקבלים קישור, בוחרים שדות חובה וכותבים כותרת וטקסט תודה.
• webhook: כשכבר יש טופס באתר, בונה דפי נחיתה או תרחיש ב-Make.com. המערכת השולחת שולחת JSON לכתובת עם טוקן, ושדה חובה חסר מחזיר שגיאה עם שמו.
• הקלדה ידנית: לשיחות טלפון ולפניות מוואטסאפ, עם השדות של הערוץ שבחרתם.

לכל ערוץ webhook יש יומן בקשות: מה נשלח, מה חזר, והאם נוצר ליד, זוהתה כפילות או שהבקשה נדחתה. אם הכתובת דלפה, מחליפים טוקן, והישן מפסיק לעבוד מיד.

• עמודה לכל סטטוס: על כל כרטיס מופיעים המספר, התאריך, הערוץ והערך המשוער, אם נשלח.
• גרירה בין עמודות: מעבירים ליד מ"חדש" ל"בשיחה" בגרירה.
• חיפוש בעמודה: לפי שם או טלפון, כשמישהו חוזר אליכם.
• הערות ויומן: הערה נכתבת בליד עצמו, וכל שינוי נרשם ביומן הפעולות עם שם מי שביצע אותו.
• התראות: בתפריט רואים כמה לידים הגיעו היום, ובפעמון מחכה התראה עם שם הליד והערוץ.
• סיכום: כרטיס בראש העמוד מראה כמה לידים ברשימה ומה הערך המשוער שלהם יחד.

חנות רהיטים מקבלת כ-40 פניות בשבוע רגיל:

• 25 מהטופס באתר.
• 10 מקמפיין שעובר דרך Make.com.
• 5 שיחות טלפון שמוקלדות ידנית.

בבוקר מנהלת המכירות פותחת את הקנבן ומוצאת שמונה לידים בעמודה "חדש". פנייה שנשלחה בשמונה בערב מחכה לה בפעמון. את מי שכבר דיברה איתם היא מעבירה לעמודה "בשיחה" וכותבת הערה.

שינוי סטטוס יכול לעשות יותר מלהזיז כרטיס:

• ליד חדש: אוטומציה על "ליד נוצר" שולחת הודעת פתיחה עוד לפני שמישהו בצוות נגע בו.
• שינוי סטטוס: מעבר לסטטוס כמו "נשלחה הצעה" שולח תבנית WhatsApp עם שם הלקוח וערך מאחד השדות.
• תשובת הלקוח: נכנסת לתיבת ה-WhatsApp המשותפת, ולידה מוצגים הלידים הפתוחים של אותו מספר.
• סגירת עסקה: יוצרים הזמנה מתוך הליד. הליד מסומן כהומר, ומסך ההזמנה נפתח עם הלקוח והחנות ממולאים.

• מתאים ל: חנויות ועסקים קטנים שמקבלים פניות באופן קבוע ורוצים לחבר אותן ללקוחות ולהזמנות.
• פחות מתאים ל: צוות מכירות גדול שצריך כמה צינורות, תחזיות וניקוד לידים.
• צינור אחד: רשימת הסטטוסים משותפת לכל הערוצים והחנויות, ואין דירוג לידים.
• ייבוא: אין ייבוא לידים מקובץ CSV, וצ'אט ה-AI באתר לא פותח לידים.
• ערך משוער: מגיע רק דרך ה-webhook. בטופס הציבורי ובהקלדה ידנית אין לו שדה.
• שיוך לנציג: אין. כדי לחלק עבודה פותחים משימה עם שם הליד ומשייכים אותה.