איסוף אוטומטי של חשבוניות מהמייל

האיסוף רץ בשרת לפי לוח הזמנים, גם כשאף אחד לא מחובר למערכת. בכל ריצה StoreChart עושה את הפעולות האלה:

• חיפוש: מחפשת מיילים של הספקים שהגדרתם, לפי כתובת השולח ומילים בנושא. כשאין כללים, החיפוש הוא לפי שם הספק ומילים כמו חשבונית וקבלה.
• איתור הקובץ: PDF, תמונה או קישור להורדה. הורדה מקישור מתבצעת רק אחרי בדיקות אבטחה.
• קריאה: ה-AI קורא ספק, סכום, מע"מ, תאריך ומספר מסמך.
• שיוך: החשבונית משויכת לחודש הנכון ונשמרת עם הקובץ המקורי.
• כפילויות: חשבונית שכבר נאספה מדולגת.

הדרך הפשוטה היא להתחיל מחשבונית אמיתית. בוחרים אחת מהתיבה, ו-StoreChart לומדת ממנה את השולח, את הנושא ואת מבנה המסמך. שני מקרים דורשים טיפול קטן:

• כתובת שולח כללית: בפלטפורמה ששולחת מכתובת noreply מוסיפים מילה מהנושא.
• ספק עם כמה כתובות: מוסיפים את כולן.

אחרי האיסוף הראשון רוב ההוצאות נמצאות לבד. אחרי חודש או חודשיים של תיקונים קטנים הרשימה מתייצבת.

בחודש מסוים חסרה חשבונית של חברת שילוח. התברר שהספק עבר לשלוח מכתובת חדשה. מעדכנים את הכתובת ברשימה ומריצים חיפוש לאותו חודש. החשבונית נמצאת, ובחודש הבא היא מגיעה בלי עזרה.

• הסרה עם סיבה: מסמך שלא שייך, כמו הצעת מחיר, מסירים עם סיבה. המערכת לומדת לא לאסוף אותו מאותו ספק.
• בדיקת סכומים: משווים את הסכום והמע"מ שנקראו אל החשבונית עצמה, כמו בכל קריאה אוטומטית.
• שליחה: ידנית, או אוטומטית ביום קבוע בחודש, מ-1 עד 28.
• קבצים מצורפים: רואה החשבון מקבל את הקבצים עצמם במייל. מעל 25MB, שאר הקבצים נשלחים במייל המשך.

החשבוניות שנאספו הופכות להוצאות החודש בניהול ההוצאות. בדוח רווח והפסד הן יורדות מהרווח הגולמי, והדוח מסמן כשהאיסוף של החודש עוד לא הושלם, כך שאתם יודעים שהרווח התפעולי עדיין זמני.

• מתאים ל: עסק שרוב החשבוניות שלו מגיעות לתיבת Gmail.
• Gmail בלבד: תיבות Outlook לא נתמכות, וחשבוניות בנייר מעלים ידנית.
• לא הנהלת חשבונות: StoreChart לא מפיקה חשבוניות, לא מגישה דוחות מע"מ ולא משלמת לספקים.
• רואה חשבון קיים: אם הוא כבר אוסף חשבוניות, תאמו איתו לפני שמפעילים שליחה אוטומטית.