איך לאסוף חשבוניות מהמייל אוטומטית, צעד אחר צעד

כל חודש מגיעים לתיבת המייל אותם מסמכים: חשבונית מחברת השילוח, דוח מחברת הסליקה, חשבון האחסון והקבלה מפלטפורמת הפרסום. מישהו צריך למצוא כל אחד מהם, להוריד אותו, לבדוק סכום ומע"מ ולהעביר לרואה החשבון, והמסמך שנשכח צץ דווקא בסגירת השנה. איסוף אוטומטי של חשבוניות מעביר את העבודה הזאת לתוכנה: היא מחפשת ב-Gmail את החשבוניות של כל ספק, קוראת אותן, שומרת אותן בחודש הנכון ושולחת אותן הלאה בתזמון קבוע. המדריך מסביר איך זה עובד ב-StoreChart, מה ה-AI קורא מכל מסמך, מה קורה עם כפילויות ואיך מגדירים הכול כך שהתוצאה תישאר מדויקת.

למה איסוף ידני נשבר

העבודה עצמה פשוטה. מה שמקשה עליה הוא השוני בין הספקים:

• פורמטים שונים: ספק אחד מצרף PDF, וספק אחר שולח קישור לפורטל חיובים.
• מסמכים כפולים: ספק שלישי שולח חשבונית מס וגם קבלה נפרדת על אותו חיוב.
• חודש מבלבל: חשבונית של רואה החשבון על מרץ מגיעה ב-5 באפריל.
• מטבעות שונים: חברת הסליקה מחייבת בדולרים, וכל השאר בשקלים.

חנות עם 15 ספקים קבועים צריכה לאסוף לפחות 15 מסמכים בכל חודש, ויותר כשחלק מהספקים מחייבים כל שבוע. כל מסמך הוא הזדמנות להקליד סכום לא נכון או לשמור אותו בחודש הלא נכון.

המחיר מתגלה מאוחר יותר:

• הוצאה שחסרה בספרים.
• מע"מ שלא נוכה.
• חודש שאי אפשר לסגור, כי חשבונית אחת עדיין נמצאת איפשהו בתיבה.

חיבור ל-Gmail בהרשאת קריאה בלבד

מתחברים מניהול ההוצאות דרך מסך ההתחברות של Google. StoreChart מבקשת הרשאה לקרוא את Gmail ואת כתובת המייל שלכם, ותו לא.

• מה היא יכולה לעשות: לחפש הודעות ולהוריד קבצים מצורפים.
• מה היא לא יכולה לעשות: לשלוח, למחוק או לשנות דבר.
• אסימוני גישה: נשמרים מוצפנים.
• התנתקות: מתוך StoreChart, או בביטול ההרשאה בחשבון Google, בכל רגע.

עסק שמקבל חשבוניות ביותר מתיבה אחת יכול לחבר כמה חשבונות Gmail. כברירת מחדל כל הוצאה מחפשת בכולם, או רק באלה שתבחרו. חיבור תיבה ושינוי הגדרות האיסוף דורשים הרשאת אינטגרציית הוצאות, כך שאתם קובעים אילו תפקידים בצוות יכולים לגעת בהן.

איך בוחרים אילו חשבוניות לאסוף

האיסוף מתבסס על ההוצאות הקבועות שלכם, כלומר המעקב החודשי אחרי חשבונות שאתם מצפים לשלם. לכל ספק קבוע יוצרים הוצאה עם קטגוריה וסכום צפוי, ומפעילים בה איסוף מ-Gmail. אחר כך מלמדים את המערכת איך נראית החשבונית:

1. מחפשים בתיבה לפי כתובת השולח או שם הספק, ואפשר להוסיף מילה מהנושא.
2. בוחרים חשבונית אמיתית מהתוצאות, כדוגמה.
3. מאשרים מה ה-AI קרא. StoreChart מנתחת את הדוגמה ושומרת פרופיל של הספק: מי שולח, איזה סוג מסמך זה ומה פרטי הספק.

מכאן, כל חיפוש נבנה מהכללים של אותה הוצאה:

• כתובות שולח של הספק.
• מילים בנושא של המייל.
• אופן המסירה: קובץ מצורף, קישור להורדה, או כל אחד מהם.

מה ה-AI קורא מהחשבונית

כל PDF או תמונה עוברים למודל AI שמבין תמונה וטקסט. הוא קורא את הדף כולו ולא נקודות קבועות בתבנית, ולכן פריסה חדשה אצל אותו ספק לא יוצרת בעיה. הוא שולף:

• סוג המסמך: חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית, קבלה או חשבונית זיכוי.
• סכומים: הסכום הכולל, הסכום לפני מע"מ וסכום המע"מ, עם המטבע.
• תאריך הפקה: נקרא בסדר יום-חודש, כמו בחשבוניות ישראליות.
• פרטי הספק: מספר החשבונית, שם הספק ומספר העוסק שלו.
• תקופת חיוב: החודש שהחיוב מתייחס אליו, כשהמסמך מציין אחד כזה.

ההחלטה אם מסמך הוא חשבונית בכלל מתקבלת לפי כללים, ולא לפי דעתו של המודל. המודל מדווח על מה שהוא רואה, ו-StoreChart משלבת את האותות:

• כותרת של חשבונית.
• מספר עוסק.
• שורת מע"מ ובלוק סיכומים.

הצעות מחיר, אישורי הזמנה, חומרי שיווק וחוזים נשארים בצד ולא נרשמים כהוצאה.

כפילויות ומסמכים שגויים

כפילויות נעצרות לפני שהן מגיעות לספרים. מסמך לא נקלט שוב כאשר:

• המייל והקובץ כבר נאספו.
• מספר החשבונית זהה לחשבונית שכבר נשמרה באותה הוצאה.
• התאריך, הסכום ושם הקובץ זהים לחשבונית קיימת.

בתוצאות הסריקה הוא מסומן כ"כבר נאסף", לצד החשבונית שהוא תואם.

כשאתם מפעילים סריקה בעצמכם, התוצאה היא הצעה. עוברים על המסמכים שנמצאו, משאירים את הנכונים ומסירים את השאר. לכל מסמך שמסירים בוחרים סיבה: סוג מסמך שגוי, ספק שגוי, חודש שגוי, כפילות או אחר.

StoreChart לומדת מהבדיקה הזאת. אם הסרתם קבלה נפרדת של ספק, בחודש הבא היא תפסיק להוריד סוג מסמך כזה מאותה הוצאה. הלמידה אף פעם לא פוסלת את השולח או את סוג המסמך שהדוגמה המאושרת שלכם הגיעה מהם, כי פסילה שגויה הייתה עוצרת את החשבונית בשקט.

איסוף לפי לוח זמנים

אחרי שההוצאות מוגדרות, מפעילים איסוף אוטומטי ובוחרים כל כמה זמן הוא רץ, בשעה לפי אזור הזמן שלכם:

• יומי: ריצה אחת בכל יום.
• שבועי: בימים שבחרתם.
• חודשי: ביום קבוע בחודש.

הריצות לפי לוח הזמנים פועלות בלי פיקוח, לפי מה שכל הוצאה למדה. המעקב החודשי מציג כל הוצאה כממתינה, נאספה או נשלחה לרואה החשבון, עם הסכום והמע"מ שנאספו.

ספק שמחייב במטבע אחר מומר לפי השער ביום ההפקה של החשבונית. הסכומים נכנסים להוצאות בדוחות הרווח שלכם.

שליחה אוטומטית לרואה החשבון

מזינים את כתובת המייל של רואה החשבון פעם אחת. אחר כך יש שתי דרכים לשלוח:

• ידנית: החשבוניות שבחרתם, עם הערה קצרה והעתק לתיבה שלכם.
• אוטומטית: ביום קבוע בחודש, מ-1 עד 28.

כל מייל כולל את הקבצים המקוריים ורשימה מפורטת. קבוצה גדולה מתחלקת לכמה מיילים ולא נשמטת, וכל חשבונית שנשלחה מסומנת במעקב כנשלחה.

דוגמה: חודש של איסוף אוטומטי

חנות מגדירה איסוף שבועי בבוקר של יום ראשון ושליחה אוטומטית ב-10 בחודש:

1. השבוע הראשון: הריצות מוצאות את חשבון האחסון, דוח חברת הסליקה וחשבוניות השילוח. כל אחת נשמרת תחת ההוצאה שלה, עם סכום ומע"מ.
2. עד ה-8 בחודש: במעקב מופיעות 13 מתוך 15 חשבוניות צפויות.
3. שתי החשבוניות שממתינות: ספק אחד עבר לשלוח קישור לפורטל, ולכן הבעלים משנה את אופן המסירה של ההוצאה. הספק השני שולח בדואר, והחשבונית שלו מועלית ידנית.
4. ב-10 בחודש: כל מה שנאסף נשלח לרואה החשבון במייל אחד, וכל חשבונית מסומנת כנשלחה.

ספק שמחייב פעמיים בחודש מוגדר עם מספר החשבוניות הצפוי. המעקב מסמן אותו כנאסף רק כשכולן הגיעו.

המספרים בדוגמאות שבמאמר זה להמחשה בלבד ואינם משקפים נתוני לקוח בפועל.

טיפים להגדרה מדויקת

• מתחילים מהספקים הגדולים. כמה חשבונות קבועים מכסים בדרך כלל את רוב המסמכים בחודש.
• בוחרים דוגמה נקייה. בוחרים את המסמך שאתם רוצים לאסוף, כמו חשבונית המס ולא קבלת התשלום.
• מריצים את החודש הראשון ידנית. בודקים את התוצאות לפני שמפעילים לוח זמנים, כי כל תיקון מלמד את ההוצאה משהו.
• בודקים את אופן המסירה אצל ספקים ששולחים קישור לפורטל חיובים.
• מעלים את היוצאים מן הכלל. חשבוניות בנייר וקניות חד-פעמיות מעלים ידנית, והן נקראות באותו מנוע.

על המקום של ההוצאות בתמונה המלאה של רווחיות החנות אפשר לקרוא במדריך לחישוב רווחיות אמיתית. מספר החשבוניות שאפשר לשמור תלוי בתוכנית, ופרטים במחירים. מי שמחפש את תיאור היכולת עצמה ימצא אותו בדף איסוף אוטומטי של חשבוניות מהמייל.