הפניית שיחות לעסק: איך מגדירים נכון

לקוח שמתקשר לחנות ולא שומע כלום כמעט אף פעם לא מתקשר פעם שנייה. עסקים קטנים רבים עדיין מפרסמים מספר נייד אישי, וכל שיחה, מלקוח, מספק או משליח, מגיעה באמצע כל דבר אחר. הפניית שיחות פותרת את זה: מפרסמים מספר עסקי אחד, והמערכת מחליטה איזה טלפון מצלצל ומה קורה כשאף אחד לא עונה, בלי שהלקוח יידע שמשהו השתנה. במדריך הזה נסביר איך הפניית שיחות לעסק עובדת, מה כדאי להגדיר, איפה התא הקולי נכנס לתמונה, ואיך מגדירים הכול על מספר עסקי שנקנה בתוך StoreChart.

מה עושה הפניית שיחות

הפניית שיחות שולחת שיחה שמגיעה למספר אחד לטלפון אחר. המתקשר מחייג את המספר העסקי, והנייד שלכם מצלצל. מספר המתקשר מוצג על המסך, ולכן רואים מי מתקשר עוד לפני שעונים.

המספר העסקי הוא החלק הקבוע. אפשר להחליף את הטלפון שמאחוריו, או לכבות אותו לסוף השבוע, בלי לשנות דבר בכתובות ובחומרים שהלקוחות רואים באתר, בחשבוניות ובאריזות.

מתי הפניה עדיפה על מספר אישי

• הפרדה: לקוחות מגיעים לעסק ולא אליכם אישית, ולכן נייד של בעלים או עובד לא מופיע על מדבקת משלוח.
• המשכיות: כשמי שעונה משתנה, משנים הגדרה אחת ולא מדפיסים הכול מחדש.
• שליטה: אתם קובעים מתי שיחות מגיעות אליכם ומתי הן עוברות להודעה.
• מספר לוואטסאפ: אותו מספר עסקי יכול לשמש גם כמספר הוואטסאפ של החנות, כך ששיחות והודעות משתמשות באותה זהות.

איך שיחה מופנית עובדת ב-StoreChart

כל שיחה נכנסת נבדקת לפני שהטלפון מצלצל. היא מצלצלת בנייד שלכם רק כשכל התנאים האלה מתקיימים:

1. המספר פעיל.
2. ההפניה דולקת ונשמר יעד תקין.
3. המסלול של החשבון כולל מספרי טלפון.
4. נשארו למספר דקות להפניה באותו חודש.

אם אחד מהתנאים לא מתקיים, המתקשר מגיע לתא קולי. הכלל הזה מגן עליכם מהפתעות: שיחה לא מצלצלת בטלפון שלא אמור לצלצל.

זמן צלצול וקו תפוס

הטלפון מצלצל כ-25 שניות. זה מספיק כדי להושיט יד לטלפון, וקצר מספיק כדי שהמתקשר לא ירגיש נטוש. כשהקו תפוס, המתקשר עובר לתא קולי בלי להמתין.

ההודעה לפני החיבור

כשמפעילים את ההודעה, שומעים משפט קצר לפני שהשיחה מתחברת, שמודיע שהיא הגיעה למספר העסקי. זה חשוב כשאותו נייד מקבל שיחות אישיות ועסקיות, כי עונים אחרת.

תא קולי שלקוחות באמת משתמשים בו

מתקשר שמגיע לתא קולי מחליט תוך שניות אם להשאיר הודעה. שני דברים עוזרים:

• הודעה בשפת המתקשר: מספרים ישראליים משמיעים הודעות בעברית, ושאר המספרים באנגלית.
• מגבלה קצרה: הודעה יכולה להימשך עד שתי דקות, מספיק לשם, למספר ולסיבה.

כל שיחה מופיעה ברשימת השיחות האחרונות של המספר עם התוצאה שלה: נענתה, לא נענתה, תפוס, תא קולי או שהדקות נגמרו. בתא קולי יש כפתור השמעה באותה רשימה, ולכן אפשר לחזור ללקוחות ממסך אחד.

דקות, מגבלות וכיבוי ההפניה

לכל מספר יש חבילת דקות חודשית להפניות, ובעמוד המספר רואים כמה נוצל. כשהחבילה נגמרת, המתקשרים מגיעים לתא קולי עד החודש הבא.

כדאי להבין את זה לפני הקנייה. הפניה עולה דקות אמיתיות בכל שיחה, ולכן עסק שמצפה לשיחות ארוכות ותכופות צריך לבדוק קודם את החבילה, ולראות במספר העסקי דלת כניסה ולא מוקד שיחות.

כדי לעצור שיחות לזמן מה, מכבים את ההפניה. המתקשרים מגיעים לתא קולי, וזה מתאים לערבים, לחגים או ליום בתערוכה.

דוגמה: חנות שמקבלת הזמנות בטלפון

להמחשה בלבד. חנות שמוכרת רהיטים בהתאמה אישית קונה מספר מקומי ישראלי ומדפיסה אותו על האריזות:

1. המספר מופנה לנייד של הבעלים, וההודעה לפני החיבור פועלת.
2. בימים עמוסים היא מפספסת שיחות, והמתקשרים משאירים הודעות של כדקה.
3. בכל ערב היא משמיעה את הודעות היום מרשימת השיחות וחוזרת ללקוחות.
4. בסופי שבוע היא מכבה את ההפניה, והמתקשרים עוברים ישר לתא קולי.

היא לא מבזבזת זמן על חקירה של שיחות שהוחמצו, כי הרשימה כבר מראה מי התקשר ומה קרה.

איך מגדירים ב-StoreChart

1. קונים את המספר בעמוד מספרי הטלפון: בוחרים מדינה וסוג ומאשרים את המחיר, שנקבע לפי מחזור החיוב של המסלול.
2. מזינים את טלפון היעד, בישראל, בארצות הברית או בקנדה.
3. מחליטים על ההודעה לפני החיבור ובודקים שהתא הקולי פעיל.
4. מבצעים שיחת ניסיון מטלפון אחר ומאזינים להודעות.
5. אפשר גם: לחבר את המספר לוואטסאפ, כדי שלקוחות יוכלו לכתוב לאותו מספר בתיבת הוואטסאפ.

קניית מספר דורשת מסלול שכולל מספרי טלפון, ובחלק מסוגי המספרים צריך אימות עסק חד-פעמי. ביטול ושינוי ההפניה זמינים תמיד, ומספר שבוטל ממשיך לעבוד עד סוף התקופה ששולמה. את המסלולים שכוללים מספרי טלפון רואים בעמוד המחירים.

איך קוראים את רשימת השיחות

רשימת השיחות האחרונות היא החלק השקט בפיצ'ר שמחזיר הכי מהר את ההשקעה. כל שורה מציגה את המתקשר, את משך השיחה ואת התוצאה, והתוצאות מגלות מה לשנות:

• הרבה הודעות בתא הקולי במהלך היום: אף אחד לא מגיע לטלפון בזמן. העבירו את היעד לטלפון שאתם נושאים בשעות העבודה.
• שיחות שסומנו כדקות שנגמרו: החבילה קטנה מדי לנפח השיחות. החליטו אם השיחות שוות את העלות, או העבירו שאלות שגרתיות לוואטסאפ.
• שיחות שסומנו כתפוס: הייתם בשיחה אחרת. התא הקולי תופס אותן, אבל חזרה ללקוח בתוך שעה שומרת עליו.

פעם בשבוע כדאי להקדיש לרשימה שתי דקות. היא אמינה יותר מהזיכרון.

טעויות שכדאי להימנע מהן

• לפרסם את המספר לפני שבדקתם אותו: התקשרו אליו מטלפון שאינו היעד ובדקו את שני המסלולים, שיחה שנענתה והשארת הודעה.
• להפנות לטלפון שכמעט לא נושאים: בחרו את הטלפון שנמצא איתכם בשעות העבודה.
• להשאיר הודעות בלי להשמיע אותן: הודעה שאף אחד לא שומע גרועה מחוסר בתא קולי. תנו לאדם אחד את המשימה היומית להשמיע הודעות ולחזור ללקוחות.
• שיחות ארוכות על חבילה קטנה: ראו במספר העסקי דלת כניסה. העבירו שיחות ארוכות לפגישה קבועה מראש או לצ'אט.

מה הפניית שיחות לא עושה

חשוב לדעת מה מספר מופנה אינו:

• מרכזייה: ההפניה מצלצלת בטלפון אחד בכל פעם. אין תפריטי שיחה ותורים.
• קו לצוות: אם כמה אנשים עונים לשיחות, אחד מהם צריך לקבל את המספר המופנה.
• SMS בכל מספר: מספרים ישראליים מקבלים שיחות בלבד. במספרים שכן תומכים ב-SMS יש תיבה משלהם.

סיכום: מספר אחד, הכללים שלכם

הפניית שיחות הופכת מספר טלפון לקו עסקי שאתם שולטים בו. הלקוחות מחייגים מספר אחד, הנייד מצלצל כשאתם מחליטים, וכל השאר מגיע לתא קולי עם תיעוד של השיחה. מספר עסקי ב-StoreChart מוסיף שני דברים ששירות הפניה רגיל לא נותן: הוא נמצא ליד ההזמנות והלקוחות, ואותו מספר יכול לשמש גם כמספר הוואטסאפ של החנות.