רוב בעלי העסקים שומעים על מבנה אחיד בפעם הראשונה כשמישהו מבקש מהם קובץ כזה, בדרך כלל רואה החשבון או רשות המסים. זה לא דוח שמפיקים כל חודש, ולכן קל לשכוח ממנו כשבוחרים תוכנה. אבל בפועל זו אחת הדרישות הבסיסיות מתוכנה ממוחשבת לניהול ספרים בישראל: היכולת לייצא את כל הנתונים שלה לקבצים במבנה שרשות המסים קבעה, כך שאפשר לקרוא אותם בלי קשר לתוכנה שהפיקה אותם. בהמשך: מה זה מבנה אחיד, מה זה BKMV, ולמה כדאי לבדוק אותו כבר כשבוחרים תוכנה לחנות.
מה זה מבנה אחיד
מבנה אחיד הוא מפרט שרשות המסים בישראל קבעה לייצוא נתוני הנהלת החשבונות של עסק לקבצים בפורמט אחד וקבוע.
- מי צריך להפיק אותו: תוכנה ממוחשבת לניהול ספרים שעומדת בהוראות.
- מתי מבקשים אותו: בדרך כלל כשרשות המסים מבקשת את נתוני הספרים, למשל בביקורת.
- מה הוא לא: ייצוא CSV או גיליון שמרכיבים ידנית.
איך מבנה אחיד עובד
רשות המסים פרסמה מפרט קבוע: אילו שדות יש בכל רשומה, באיזה סדר ובאיזה פורמט. כל תוכנה לניהול ספרים שעומדת בהוראות יודעת לקחת את הנתונים שלה, כמו מסמכים, תנועות וחשבונות, ולכתוב אותם לפי המפרט. התוצאה היא קבצים שנראים אותו דבר לא משנה איזו תוכנה הפיקה אותם.
מה זה BKMV
- BKMVDATA: קובץ הנתונים הראשי, ולכן רואי חשבון ואנשי תוכנה קוראים לכל התהליך "BKMV".
- קובץ פתיחה: קובץ קטן שמתאר את העסק ואת תוכן הייצוא.
היתרונות של מבנה אחיד
- לרשות המסים: היא יכולה לבדוק נתונים של כל עסק באותם כלים.
- לעסק: חלק מהתוכנות יודעות לקלוט קובץ כזה, ולכן לפעמים משתמשים בו כדי להעביר נתונים כשעוברים מתוכנה לתוכנה. שאלו את הספק אם זה אפשרי לפני שאתם מתכננים מעבר.
מבנה אחיד בחנות אונליין
חנות אונליין מפיקה הרבה מסמכים, לפעמים מאות בחודש. כל המסמכים האלה צריכים להיות בתוכנה שיודעת לייצא אותם במבנה אחיד. כשבוחרים תוכנת חשבוניות או הנהלת חשבונות, שאלו שתי שאלות:
- האם התוכנה רשומה ברשות המסים?
- האם היא יודעת להפיק קובץ במבנה אחיד בלי פנייה לתמיכה?
פירטנו את שאר השאלות במדריך למערכת הנהלת חשבונות.
מה לא נכנס לקובץ
- הזמנות שנשארו בחנות בלי מסמך.
- החזרים בלי חשבונית זיכוי.
- חשבוניות שהופקו מחוץ לתוכנה.
הקובץ משקף רק את מה שנרשם בספרים, ולכן הוא טוב בדיוק כמו החיבור בין החנות לתוכנת החשבוניות. אם יש פער בין ההזמנות בחנות למסמכים בתוכנה, עדיף לגלות אותו בבדיקה חודשית שלכם ולא בביקורת.
טעויות נפוצות
- להפיק חשבוניות מחוץ לתוכנה. מסמך שהופק בוורד או באקסל לא ייכנס לקובץ, ויחסר בספרים.
- לבחור תוכנה בלי לבדוק רישום. תוכנה זולה שלא עומדת בהוראות תיראה בסדר עד היום שמבקשים ממנה את הקובץ.
- לבלבל בין ייצוא CSV למבנה אחיד. רוב המערכות מייצאות רשימות לאקסל. זה שימושי לעבודה, אבל זה לא המבנה שרשות המסים מבקשת.
מונחים קשורים
- מספר הקצאה: המבנה האחיד כולל את כל חשבוניות המס של העסק, ובהן גם אלה שקיבלו מספר הקצאה.
- ERP: מערכות גדולות כוללות לרוב מודול הנהלת חשבונות, ואז הייצוא יוצא ממנו.
מבנה אחיד ו-StoreChart
- מה לא כלול: StoreChart לא מנהלת ספרים ולא מפיקה קובץ במבנה אחיד. את זה עושה תוכנת הנהלת החשבונות שלכם.
- ייצוא CSV: StoreChart מייצאת רשימות של הזמנות ולקוחות לקובץ CSV בדוחות וייצוא, למשל כדי שרואה החשבון יוכל להשוות הזמנות למסמכים שהופקו.
- חשבוניות ספקים: StoreChart אוספת חשבוניות ספקים מ-Gmail במודול ההוצאות.
שאלות נפוצות
מתי צריך להפיק קובץ במבנה אחיד?
בדרך כלל כשרשות המסים מבקשת את נתוני הספרים, למשל בביקורת. רוב העסקים לא מפיקים אותו ביום רגיל, ולכן חשוב לדעת מראש שהתוכנה שלכם יודעת להפיק אותו, ולא לגלות את זה ברגע שמבקשים.
האם אפשר להפיק מבנה אחיד מאקסל?
לא במובן שהרשות מתכוונת אליו. הקובץ צריך לצאת מתוכנה לניהול ספרים שעומדת בהוראות, ולכלול את כל המסמכים והרישומים שלה. גיליון שמרכיבים ידנית לא מחליף את זה.
האם StoreChart מפיקה קובץ במבנה אחיד?
לא. StoreChart לא מנהלת ספרים ולא מפיקה קובץ במבנה אחיד. את זה עושה תוכנת הנהלת החשבונות שלכם. StoreChart מייצאת הזמנות ולקוחות לקובץ CSV, שנועד לעבודה ולבדיקה ולא לדיווח לרשות המסים.