רוב בעלי החנויות לא מפחדים מהדיווח למע"מ אלא מהשבוע שלפניו: לחפש חשבוניות בשלוש תיבות מייל, לנחש איזו הפקדה שייכת לאילו הזמנות, ולגלות שהחזר מלפני חודש לא קיבל חשבונית זיכוי. הנהלת חשבונות לחנות אונליין לא חייבת להיראות ככה. כשיש שגרה קבועה, קצרה ושבועית, סוף החודש הופך לשליחה של חבילה מוכנה לרואה החשבון, ואתם יודעים בכל רגע כמה החנות באמת מרוויחה. המדריך הזה מפרט את השגרה: מה צריך לאסוף, מה לבדוק כל שבוע, איך מתאימים את הכסף שנכנס להזמנות שיצאו, ומה רואה החשבון צריך לקבל מכם בתחילת כל חודש.
הנהלת חשבונות לחנות אונליין: שלושה חלקים
כל הכסף בחנות עובר באחד משלושה מסלולים, ולכל אחד מהם יש מסמך משלו:
- הכנסות. כל הזמנה ששולמה צריכה חשבונית מס קבלה, או קבלה אם אתם עוסק פטור. כל החזר צריך חשבונית זיכוי. את המסמכים האלה מפיקה תוכנת החשבוניות, ורצוי שתעשה את זה אוטומטית דרך החיבור לחנות.
- הוצאות. סחורה, משלוחים, פרסום, מנויים לתוכנות, אריזות ועמלות. כל הוצאה צריכה חשבונית מהספק, וזו גם הדרך היחידה לנכות את המע"מ שבה.
- תנועות כסף. הפקדות מחברת הסליקה, מ-PayPal ומביט, והעברות לספקים. אלה לא מסמכים חשבונאיים, אבל הם ההוכחה שהמסמכים נכונים.
הבלגן מתחיל כשאחד המסלולים לא מחובר לשני. חשבונית יצאה אבל הכסף לא הגיע, הפקדה הגיעה ואין לה הזמנות, או הוצאה שולמה ואין לה חשבונית. השגרה שלמטה נועדה לתפוס את הפערים האלה מוקדם.
שימו לב לחלוקה בתרשים:
- השורה העליונה: הרישום הרשמי, והוא כולו בתוכנת הנהלת החשבונות ואצל רואה החשבון.
- השורה התחתונה: הצד התפעולי, שעוזר לכם לדעת מה קורה בחנות ולהעביר חומר מלא ומסודר.
במדריך למערכת הנהלת חשבונות פירטנו איך בוחרים את התוכנה שמפיקה את המסמכים.
בדיקה שבועית של הספרים
פעם בשבוע, באותו יום, עברו על ארבע שאלות:
- האם לכל הזמנה ששולמה יש מסמך? השוו את מספר ההזמנות ששולמו בחנות למספר החשבוניות שיצאו בתוכנה. פער אומר שהחיבור נכשל או שהזמנה נסגרה מחוץ לאתר.
- האם לכל החזר יש חשבונית זיכוי? החזרים הם המקום שבו החיבורים נשברים הכי הרבה, במיוחד החזר חלקי של פריט אחד מתוך כמה.
- האם כל חשבוניות הספקים של השבוע נאספו? חשבונית שלא נשמרה עכשיו תיעלם בתיבת המייל עד סוף הרבעון.
- האם יש חשבונית ספק גדולה? אם הסכום לפני מע"מ עולה על התקרה של חשבוניות ישראל, בדקו שיש עליה מספר הקצאה. ההסבר המלא נמצא במדריך למספר הקצאה.
כשהחיבורים אוטומטיים, הבדיקה הזו היא בעיקר חיפוש של חריגים ולא עבודה ידנית על כל הזמנה.
איך מתאימים הפקדות להזמנות
זה החלק שהכי מבלבל בעלי חנויות. הלקוחה שילמה 300 ש"ח, אבל לחשבון הבנק נכנס סכום אחר, ביום אחר, יחד עם עשרות הזמנות נוספות.
הסיבה היא שחברת הסליקה מרכזת תשלומים, מנכה עמלה ומפקידה לפי לוח זמנים משלה. ההכנסה שלכם היא הסכום המלא של החשבוניות שהפקתם, והעמלה היא הוצאה נפרדת.
לכן אל תרשמו את ההפקדה כהכנסה. במקום זה:
- הורידו את דוח ההפקדות מחברת הסליקה ומ-PayPal בסוף כל חודש.
- השוו לסכום ההזמנות ששולמו באותה תקופה. ההפרש צריך להסתכם בעמלות, בהחזרים ובתשלומים שעוד לא הופקדו.
- שמרו את חשבונית העמלות. רוב חברות הסליקה מוציאות חשבונית חודשית על העמלות, וזו הוצאה לכל דבר.
ייצוא של רשימת ההזמנות לקובץ מקל על ההשוואה. ב-StoreChart אפשר לסנן את ההזמנות לפי תאריכים ולייצא אותן לקובץ CSV שנפתח באקסל, ואז לשים אותו ליד דוח ההפקדות.
איסוף חשבוניות הוצאה
בחנות קטנה, רוב הכסף שהולך לאיבוד בהנהלת החשבונות הוא הוצאות שלא נרשמו:
- חשבונית של חברת שילוח שנשארה במייל.
- מנוי לתוכנה שמתחדש כל חודש.
- חשבונית פרסום שהגיעה לתיבה אחרת.
כל אחת מהן היא הוצאה מוכרת ומע"מ שלא נוכה. הדרך הפשוטה היא לרכז את כל חשבוניות הספקים בתיבת מייל אחת, ולא להסתמך על הזיכרון. כך עובד מודול ההוצאות של StoreChart:
- חיבור: מתחבר לתיבת Gmail בהרשאת קריאה בלבד.
- איסוף: אוסף את החשבוניות לפי לוח זמנים שקבעתם.
- קריאה: AI קורא מכל חשבונית את הספק, הסכום, המע"מ והתאריך.
- סיווג: המערכת מסווגת את ההוצאה ומדלגת על חשבוניות שכבר נאספו.
- שליחה: ביום שבחרתם בחודש, ההוצאות נשלחות לרואה החשבון.
רווח לכל הזמנה
הדוחות של רואה החשבון עונים על השאלה כמה העסק הרוויח בשנה. הם לא עונים על השאלה אילו מוצרים מרוויחים ואילו מפסידים אחרי משלוח ועמלות. לזה צריך לחבר לכל הזמנה שלושה נתונים:
- עלות הסחורה של המוצרים בהזמנה.
- עלות המשלוח בפועל.
- העמלות של הסליקה והפלטפורמה.
דוח הרווחיות של StoreChart עושה את החישוב הזה לכל הזמנה, מההזמנות שמגיעות מהחנות. זה לא מחליף את הדוחות של רואה החשבון, אבל מראה בזמן אמת מוצר שמוכר הרבה ומרוויח מעט. ההבדל בין מערכת ניהול לתוכנת הנהלת חשבונות מוסבר במדריך לתוכנה לניהול עסק.
החומר החודשי לרואה החשבון
בתחילת כל חודש, שלחו לרואה החשבון חבילה קבועה:
- המסמכים שהפקתם: חשבוניות, קבלות וחשבוניות זיכוי. ברוב התוכנות אפשר לתת לו גישה ישירה במקום לשלוח.
- כל חשבוניות ההוצאה של החודש, כולל חשבוניות מספקים בחו"ל ומפלטפורמות פרסום.
- דוחות ההפקדות מחברות הסליקה ומ-PayPal.
- דפי חשבון הבנק של העסק.
כשהחבילה מגיעה באותו מבנה כל חודש, הדיווח לוקח פחות זמן ופחות שאלות. בסוף השנה יתווספו לרשימה דברים נוספים, כמו ספירת מלאי אם רואה החשבון מבקש, ועדיף לשאול אותו מראש מה הוא צריך.
הנהלת חשבונות לכמה חנויות
אם אתם מוכרים בכמה אתרים, או גם באתר וגם בחנות פיזית, השאלה הראשונה היא מי העסק:
- אותו עוסק: כמה אתרים של אותו עוסק מפיקים מסמכים באותה סדרה ונכנסים לאותם ספרים.
- חברות נפרדות: אתרים ששייכים לחברות נפרדות צריכים ספרים נפרדים, תוכנת חשבוניות נפרדת ולעתים גם רואה חשבון נפרד.
- מערכת הניהול: אפשר לראות בה את כל החנויות יחד, אבל בהנהלת החשבונות אסור לערבב ביניהן.
טעויות נפוצות בהנהלת חשבונות של חנות
- לרשום הפקדות כהכנסה. ההפקדה כבר אחרי עמלות והחזרים, ולכן היא מקטינה את ההכנסה בספרים ומסתירה את העמלה כהוצאה.
- לדחות את איסוף החשבוניות לסוף הרבעון. ככל שעובר זמן, יותר חשבוניות הולכות לאיבוד ויותר ספקים צריך לבקש מהם עותק.
- חשבון בנק אחד לעסק ולבית. כל קנייה פרטית בחשבון העסקי היא שורה שרואה החשבון צריך לשאול עליה.
- להחזיר כסף בלי חשבונית זיכוי. הכסף חזר ללקוחה, אבל בספרים המכירה עדיין קיימת, ואתם משלמים עליה מע"מ.
- לחכות לדוח השנתי כדי לדעת מה הרווח. הדוח השנתי מגיע מאוחר מדי כדי לתקן מחיר של מוצר שמפסיד. רווח לכל הזמנה מראה את זה כבר החודש.
עיקרי הדברים
- הנהלת חשבונות לחנות אונליין נשענת על שלושה מסלולים: מסמך לכל הזמנה, חשבונית לכל הוצאה והתאמה של ההפקדות.
- בדיקה שבועית קצרה של חריגים חוסכת את השבוע הקשה שלפני הדיווח.
- הפקדה מחברת הסליקה היא לא ההכנסה. ההכנסה היא סכום החשבוניות, והעמלה היא הוצאה.
- הוצאות שלא נאספו הן הכסף שהכי קל לאבד בחנות קטנה.
- StoreChart לא מנהלת את הספרים, אבל אוספת חשבוניות ספקים, מחשבת רווח לכל הזמנה ומייצאת הזמנות לקובץ.
שאלות נפוצות
אפשר לנהל את הספרים של חנות קטנה לבד?
את השגרה אפשר ורצוי לנהל לבד: לוודא שכל הזמנה קיבלה מסמך, לאסוף חשבוניות ולהתאים הפקדות. את הדיווחים לרשות המסים, את סיווג ההוצאות ואת הדוחות השנתיים כדאי להשאיר לרואה חשבון או ליועץ מס. הם יודעים מה מותר לנכות ואיך לרשום עסקאות מיוחדות.
כמה זמן בשבוע זה לוקח?
זה תלוי בכמות ההזמנות ובכמה החיבורים אוטומטיים. כשהחשבוניות יוצאות מהחנות אוטומטית וחשבוניות הספקים נאספות מהמייל, הבדיקה השבועית היא בעיקר מעבר על חריגים: החזר בלי חשבונית זיכוי, הפקדה שלא מתאימה או חשבונית ספק חסרה.
האם StoreChart מנהלת את הספרים של החנות?
לא. StoreChart לא מפיקה חשבוניות מס, קבלות או חשבוניות זיכוי ולא מכינה דיווחים לרשות המסים. את המסמכים מפיקים בתוכנת הנהלת החשבונות. StoreChart אוספת חשבוניות ספקים מ-Gmail, מחשבת רווח לכל הזמנה ומייצאת הזמנות ולקוחות לקובץ CSV, כדי שיהיה לכם ולרואה החשבון חומר מסודר.
מה עושים עם חשבוניות מספקים בחו"ל?
שומרים אותן בדיוק כמו חשבוניות מספקים בישראל, גם כשהן באנגלית ובמטבע זר. חשבוניות מפלטפורמות פרסום, מספקי סחורה בחו"ל ומשירותי תוכנה מגיעות בדרך כלל בלי מע"מ ישראלי, ורואה החשבון יודע איך לרשום אותן. בלי המסמך הוא לא יכול לרשום את ההוצאה.