ברגע שהמלאי יושב ביותר ממקום אחד, מספר אחד לכל מוצר כבר לא מספיק. צריך לדעת שיש 40 יחידות, אבל גם ש-25 מהן במחסן הראשי ו-15 באתר נוסף, ואילו מהן יכולות לצאת להזמנות של היום. הדיוק כאן תלוי פחות בתוכנה ויותר בשגרה: איך מקבלים סחורה, איפה מאחסנים אותה, איך מלקטים הזמנות וכל כמה זמן סופרים את המדפים. במדריך הזה לניהול מלאי מחסן נעבור על שיטות העבודה האלה, על ההחלטה מאיזה מחסן יוצאת כל הזמנה, על מלאי ביטחון לכל מחסן, על המדדים ששווה למדוד, על השאלה מתי באמת צריך תוכנה לניהול מחסן, ועל מה בדיוק StoreChart עושה, ומה היא לא עושה, כשיש כמה מחסנים.
מה זה ניהול מלאי מחסן
זה ניהול מלאי עם ממד נוסף. במקום מספר מלאי אחד לכל מק"ט, עוקבים אחרי המלאי של כל מק"ט בכל מיקום, וכל תנועה נרשמת עם המקום שבו קרתה. מעבר לזה צריך:
- רישום לפי מיקום: סחורה שהתקבלה למחסן א', הזמנה שיצאה ממחסן ב'.
- כללי שיוך: איזה מחסן מספק איזו הזמנה.
- חידוש מלאי: תוכנית נפרדת לכל מחסן.
כדאי גם להפריד בין שני מספרים:
- מלאי זמין: מה שעוד אפשר להבטיח ללקוחות. הוא יורד ברגע שנכנסת הזמנה.
- מלאי במחסן: מה שיושב פיזית על המדפים. הוא יורד רק כשהסחורה יוצאת מהבניין.
בין ההזמנה למשלוח שני המספרים שונים, ומי שמכיר את שניהם נמנע גם ממכירת יתר וגם מבהלה מיותרת.
שיטות עבודה במחסן
קבלת סחורה
- סופרים מול המסמך: כל משלוח נספר מול הזמנת הרכש או חשבונית הספק לפני שהוא נכנס למלאי.
- רושמים חוסרים בנפרד: חוסרים ויחידות פגומות נרשמים לחוד, במקום לתקן את הספירה בשקט.
- קולטים למקום הנכון: למחסן שאליו הסחורה הגיעה פיזית, ביום שבו הגיעה, עם העלות ליחידה. על המספרים האלה נבנים אחר כך העלות והרווח.
אחסון ומיקומי מדף
- כתובת לכל נקודה: מעבר, מדף, קומה ותא, ורישום של איפה כל מק"ט גר.
- נמכרים מהר קרוב לאריזה: מוצרים מהירים ליד עמדת האריזה, ופריטים כבדים למטה.
- מקום קבוע לכל מוצר: מקצר את הליקוט ומאפשר לספור. "איפה שיש מקום" עובד רק עד שמי שזוכר יוצא לחופש.
ליקוט ואריזה
- רשימות לפי מיקום: המלקט עובר במחסן פעם אחת.
- ליקוט מרוכז: בהזמנות קטנות, כמה הזמנות בסיבוב אחד חוסכות הליכה.
- בדיקה לפני סגירה: סריקה או השוואה של המק"ט מול ההזמנה. פריט שגוי עולה החזרה, משלוח חוזר ולעיתים קרובות גם לקוח.
ספירת מלאי במחסן
במקום ספירת מלאי שנתית אחת שסוגרת את המחסן ליום, סופרים כל שבוע קבוצה קטנה של מק"טים. את הפריטים היקרים ואלה שנמכרים מהר סופרים הכי הרבה. כשספירה לא תואמת לרישום, מבררים למה קודם שמתקנים:
- קבלה שלא נרשמה.
- החזרה שלא תועדה.
- ליקוט שגוי.
תיקון בלי הסבר יחזור על עצמו.
העברות בין מחסנים
העברה היא שתי תנועות, ומי שרושם רק צד אחד סופר את הסחורה פעמיים או מאבד אותה:
- יציאה מהמחסן השולח.
- באופן אידיאלי, מצב "בדרך" בין המחסנים.
- כניסה למחסן המקבל, עם ספירה בקליטה כמו בכל משלוח מספק.
שיוך הזמנות למחסן
כללי שיוך נפוצים, בערך לפי סדר עדיפות:
- האם מחסן אחד יכול לשלוח את כל ההזמנה? משלוח מפוצל עולה יותר ומבלבל את הלקוח.
- איזה מחסן הכי קרוב ללקוח? זמן משלוח קצר יותר, ולעיתים קרובות גם זול יותר.
- באיזה מחסן יש הכי הרבה מלאי מהפריטים, כדי שבאחרים יישאר מלאי הביטחון?
- אחרת, מחסן ברירת מחדל.
מה שלא יהיה הכלל, כתבו אותו, כדי שכל מי ששולח הזמנות יפעל באותה דרך. אפשרויות הליקוט והמשלוח, כולל מיקור חוץ, מוסברות במילון תחת פולפילמנט.
מלאי ביטחון לכל מחסן
מלאי ביטחון מכסה את הפער בין שבוע רגיל לשבוע גרוע. נוסחה מקובלת:
מלאי ביטחון = (מכירות יומיות מקסימליות × זמן אספקה מקסימלי) − (מכירות יומיות ממוצעות × זמן אספקה ממוצע)
נניח שמחסן מוכר מק"ט מסוים:
- מכירות יומיות: 10 יחידות ביום רגיל, 16 ביום עמוס.
- זמן אספקה: 7 ימים בממוצע, 10 במקרה הגרוע.
- מלאי ביטחון: 16 × 10 − 10 × 7 = 90 יחידות.
- נקודת הזמנה: הביקוש הממוצע בזמן האספקה ועוד מלאי הביטחון, 70 + 90 = 160 יחידות.
אתר שני שמוכר חצי מזה, מספק קרוב יותר, מקבל מספרים משלו וקטנים יותר. מספר אחד לכל החברה מסתיר בדיוק את הסיכון שמנסים לכסות.
מדדי ביצוע למחסן
| מדד | איך מחשבים | מה הוא מלמד |
|---|---|---|
| דיוק מלאי | מק"טים שהספירה שלהם תואמת לרישום ÷ מק"טים שנספרו | האם אפשר לסמוך על המספרים |
| שיעור מילוי הזמנות | הזמנות שיצאו שלמות ÷ כל ההזמנות | האם המלאי נמצא במקום הנכון |
| דיוק ליקוט | הזמנות שלוקטו בלי טעות ÷ הזמנות שלוקטו | איכות תהליך הליקוט |
| מחזור מלאי | עלות המכר ÷ שווי מלאי ממוצע | כמה מהר המלאי הופך למכירות |
| ימי מלאי | שווי מלאי ממוצע ÷ עלות מכר יומית | כמה זמן המלאי יושב |
| זמן מקליטה לזמינות | הזמן מהגעת המשלוח עד שהסחורה זמינה למכירה | כמה מהירה הקליטה |
| שיעור משלוחים מפוצלים | הזמנות שיצאו משני מחסנים או יותר ÷ כל ההזמנות | האם כללי השיוך עובדים |
מודדים את המדדים לכל מחסן בנפרד. ממוצע של כל החברה יכול להיראות טוב בזמן שאתר אחד מושך אותו למטה.
מתי צריך תוכנה לניהול מחסן (WMS)
תוכנה לניהול מלאי עונה על "כמה, איפה וכמה זה שווה". תוכנה לניהול מחסן מנהלת את העבודה על הרצפה. כנראה שצריך WMS כאשר:
- צריך לעקוב אחרי המלאי ברמת המדף או התא, ולא רק ברמת המבנה;
- המלקטים צריכים מסלולים מוכוונים ואישור בסריקה בכל שלב;
- מנהלים אצוות, מספרים סידוריים או תאריכי תפוגה;
- כמה משמרות או עשרות עובדים צריכים משימות שמוקצות ונמדדות;
- נפח ההזמנות הופך רשימות ליקוט מודפסות לצוואר בקבוק.
אם אלה עוד לא המצב, תוכנה טובה לניהול מלאי יחד עם השגרה שתיארנו מחזיקה עסק הרבה יותר זמן ממה שנדמה.
ניהול כמה מחסנים ב-StoreChart
StoreChart עוקבת אחרי מחסנים, אבל היא לא WMS. זה בדיוק מה שהיא תומכת בו.
מה StoreChart רושמת
- מחסנים לכל חנות. לכל חנות נוצר אוטומטית מחסן ברירת מחדל, ואפשר להוסיף מחסנים בעמוד מיקומי מלאי. כל מחסן שייך לחנות אחת. מי שמפעיל כמה חנויות מקבל לכל אחת מחסנים משלה, כמו שמתואר בעמוד ניהול רב-חנותי.
- קליטה למחסן שבוחרים. קבלת מלאי, בהקלדה או מקובץ CSV של מק"ט, כמות ועלות, נכנסת למחסן שבוחרים, יחד עם הספק ומספר החשבונית אם מוסיפים אותם. כשקולטים משלוח מיבוא, בוחרים מחסן יעד לכל חנות שהסחורה שייכת לה.
- משלוח ממחסן שבוחרים. בהזמנה שולחים את כל הפריטים או חלק מהם, ובוחרים מחסן כשלחנות יש יותר מאחד. אפשר לערוך משלוח או לבטל אותו, והביטול מחזיר את היחידות לאותו מחסן. הזמנות שנשלחות דרך חברת שילוח מחוברת מורידות מלאי מהמחסן שהוגדר באותו חיבור, או ממחסן ברירת המחדל של החנות.
- שני המספרים. המלאי הזמין, מה שהתקבל פחות מה שנמכר, יורד כשנוצרת הזמנה ונשמר לכל מוצר. המלאי במחסן נשמר לכל מחסן ויורד רק כשמשלוח יוצא ממנו.
- תצוגה לכל מחסן. יחידות, מספר מוצרים במלאי ושווי מלאי לכל מחסן, ובכל מוצר גם כמה התקבל, כמה נשלח וכמה נמצא בכל אחד מהם.
- עלות לכל מחסן. בשיטת FIFO, העלות של כל משלוח נלקחת מהקבלות הוותיקות ביותר במחסן שממנו הוא יוצא. הרחבה בFIFO ו-LIFO.
למי זה מתאים ומה לא כלול
מה אין ב-StoreChart:
- מיקומי מדף: אין מדפים או תאים בתוך מחסן.
- העברות: אין העברות בין מחסנים.
- תהליכי רצפה: אין תהליך של ספירה מחזורית ואין רשימות ליקוט.
- שיוך אוטומטי: הזמנות לא משויכות למחסן לפי כללים. המחסן נבחר ידנית, לפי הגדרת חברת השילוח או לפי ברירת המחדל.
- מלאי זמין לפי מחסן: המלאי הזמין לא מתפצל לפי מחסן, ולכן אי אפשר למכור רק את מה שיש באתר אחד.
StoreChart מתאימה לחנויות אונליין עם כמה מיקומי מלאי, למשל מחסן ראשי ואתר נוסף, שצריכות לדעת מה נמצא איפה, כמה הוא שווה ולאן נכנס כל משלוח מיבוא. מי שצריך מעקב ברמת התא וליקוט מוכוון, צריך WMS שינהל את הרצפה.
עדיין מנהלים מיקומים בגיליון? המדריך ניהול מלאי באקסל מראה איך מוסיפים עמודת מיקום ואיך עוברים לתוכנה בהמשך. לתמונה המלאה, חזרו למדריך המלא לניהול מלאי.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין תוכנה לניהול מלאי לתוכנה לניהול מחסן?
תוכנה לניהול מלאי עוקבת כמה מלאי יש, איפה הוא נמצא וכמה הוא שווה, ומחברת אותו להזמנות ולרכש. תוכנה לניהול מחסן (WMS) מנהלת את העבודה בתוך המבנה: מיקומי מדף, הכוונה לאחסון, מסלולי ליקוט, סריקה בכל שלב ומעקב אחרי העובדים. עסקים רבים משתמשים בשתיהן.
StoreChart תומכת ביותר ממחסן אחד?
כן, בתוך כל חנות. אפשר להוסיף מחסנים לחנות, לקלוט מלאי למחסן שבוחרים ולשלוח הזמנות ממחסן שבוחרים, ו-StoreChart מציגה יחידות, מוצרים ושווי מלאי לכל מחסן. היא לא עוקבת אחרי מיקומי מדף, לא מעבירה מלאי בין מחסנים ולא משייכת הזמנות למחסן אוטומטית, ולכן היא לא WMS.
איך מחשבים מלאי ביטחון לכל מחסן?
נוסחה נפוצה: המכירות היומיות המקסימליות כפול זמן האספקה המקסימלי, פחות המכירות היומיות הממוצעות כפול זמן האספקה הממוצע. מחשבים אותה לכל מחסן בנפרד, עם המכירות וזמני האספקה שלו, כי מחסן רחוק מהספק או עם ביקוש תנודתי צריך מרווח גדול יותר.
כל כמה זמן כדאי לעשות ספירת מלאי?
צוותים רבים סופרים לפי קבוצות ערך: את הקבוצה הקטנה של המק"טים שמרכזת את רוב שווי המלאי פעם בחודש ואפילו פעם בשבוע, את הקבוצה האמצעית פעם ברבעון, ואת השאר פעם או פעמיים בשנה. סופרים לעיתים קרובות יותר בכל מקום שבו ההפרשים חוזרים.